Zawód sekretarki większości z nas wydaje się łatwy. Nie jest to jednak prawdą, żeby być bowiem dobrym i cenionym pracownikiem, trzeba posiadać pewne umiejętności, a także predyspozycje.
Przeglądając oferty pracy okazuje się, że do pracy sekretarki należy posiadać konkretne kwalifikacje. Oprócz umiejętności obsługi urządzeń biurowych, takich jak komputer, faks czy ksero, wysokiej klasy sekretarka musi również posiadać szczegółową wiedzę z zakresu obiegu i archiwizacji dokumentów, prowadzenia korespondencji, a także podstawowych technik na temat Public Relations. Do jej głównych zadań należy prowadzenie rozmów telefonicznych, tak więc powinna być również do tego odpowiednio przygotowana (powinna posiadać związane z tym zadaniem doświadczenie zawodowe).
Predyspozycje, które powinna posiadać każda sekretarka
W pracy sekretarki ważne są również pewne predyspozycje. O co chodzi? Otóż, każda sekretarka powinna być osobą sumienną i dobrze zorganizowaną. Do jej obowiązków należy bowiem budowanie wizerunku firmy, a także dbanie o organizację czasu pracy bezpośredniego przełożonego. To sekretarka umawia spotkania biznesowe, planuje wyjazdy służbowe, jest odpowiedzialna za dotrzymywanie wcześniej ustalonych terminów, a także tego, aby jej przełożony stawił się punktualnie na dane spotkanie. Sekretarka musi być bardzo elastyczna, ponieważ nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem. Czasem dane spotkanie może zostać przełożone na inny termin, szef może odmówić spotkania się z danym partnerem biznesowym lub po prostu może zachorować. To do jej obowiązków należy zmiana grafiku, a także poinformowanie wszystkich zainteresowanych o zaistniałej sytuacji. Rasowa sekretarka powinna umieć efektywnie zarządzać swoim czasem, a także radzić sobie ze stresem.
Jak wynika z powyższego, nie każda osoba może zostać cenioną sekretarką. Kandydatka na to stanowisko powinna bowiem posiadać przede wszystkim pewne predyspozycje do wykonywania tego zawodu. Umiejętności natomiast zawsze można nabyć w trakcie pracy.
